TOKYO 働き方改革宣言企業

卸売業,小売業
ダイヤオフィスシステム株式会社

本社所在地:千代田区

常用労働者数:101~300人 

社員のワークバランスを考えた働きやすいオフィス環境づくりと制度を設けて、働き方改革に全社で取り組みます。

宣言書

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オフィス空間のプロが創る、働き方改革空間

ダイヤオフィスシステム株式会社は、OA機器の販売と保守点検によって事業をスタートし、時代の変化に合わせオフィス空間の設計・施工によって事業を成長させてきた。同社では2017年に中期5か年計画を発表して7つのプロジェクトを立ち上げ、その中の1つとして働き方改革に取り組んだ。働き方改革のミッションは、社内においてどのように取り組んでいくかを検討・実行することに加え、社外に向けお客様にも提案できるものとして形にすること。そのため同社では、まずオフィス空間のプロフェッショナルである強みを生かし、自社の社内空間の大胆なリニューアルを行った。営業部門を中心にフリーアドレスを取り入れ、フロア全体ではフリーアドレスを進化させたABW(Activity Based Working/仕事内容に合わせて働く場所や机などを選ぶ働き方)を導入。さらに業務の効率化を図るために営業支援システムの活用や基幹システムの入替えなどを行った。

サテライトオフィスとICTで働き方を効率化

基幹システムの入替えに併せて、営業社員が使用するツール(パソコン・携帯電話)をテレワーク環境対応に替えた。また都内の主要エリアでサテライトオフィスを契約。移動の合間はサテライトオフィスを利用し、会社に戻らず事務処理を行うことで効率的な働き方ができるようになっている。
こうした取組により、残業時間の削減や社内コミュニケーションの強化など働く環境が大きく変化している。

取 組 内 容

働き方の改善

①テレワークを導入し、場所を選ばない働き方を推進します。

②SFA、基幹システムを効率的に運用します。

③部門ごとの連携を強化し、効果的な業務形態を推進します。

休み方の改善

①時間単位で取得できる年次有給休暇を制定します。

②業務の「可視化」を推進し、休みを取りやすいようにチーム共有の強化に徹します。

「ちょっとやろう!」で、社内ミーティング

同社では2018年10月に、本社の社内レイアウトの大幅な変更を行った。営業部門をフリーアドレス化し、カウンター席やファミリーレストランのようなボックス席を設け、さらにリラックスしながらミーティングにも使えるカフェコーナーや一人で集中したい人のための簡易防音されたスペース、大きなディスプレイのあるプレゼンテーション準備エリアなど、その時々の状況によって働く場所が選べるようにした。少人数でのチームミーティングもこれまでは会議室を確保して行っていたが「ちょっと10分やろう」という声掛けで営業ミーティングを始められるようになり、業務スピードが格段に向上している。また、営業部門以外の固定デスクには、全て昇降式のスタンディングデスクを採用した。立ったり座ったりすることで座位姿勢の改善になるとともに、集中力が高まり生産性の向上が図れている。

テレワーク導入で業務効率を向上

営業部門と営業サポート部門を中心に、テレワークの取組もスタートさせた。営業部門が使用するパソコンはセキュリティを確保したモバイルパソコンに一新し、都内の主要エリアで外部サテライトオフィスと契約。さらに、基幹システムを入れ替えたことで、見積書は社外にいるときでも上司による承認をもらうことができ、会社に戻らずサテライトオフィスでプリントアウトし、そのままお客様に持参できるようになった。サテライトオフィスの利用に事前申請は必要ない。利用する当日に上司に報告を済ませて予約すればよく、移動時間を有効に使えるようになったことで、営業効率は格段に向上した。今後はさらにシステム改良を進め、現在はまだ一部に残っている発注書などの伝票類に関しても電子決裁を可能にすることでペーパーレス化し、在宅勤務制度の導入を目指している。

異なる部署によるクロスミーティングで連携を強化

同社では1〜2か月に1度、営業部門、ICT部門、プロジェクト推進部門の各代表者による「クロスミーティング」を実施し、社内の問題点の洗い出しを行い、解決手段などを検討することで各部門間の連携強化に努めている。
クロスミーティングでは各拠点で起きた事故やトラブル事例の共有が行われる。これまでは拠点内で処理されていたような事例も時系列にまとめられ、その対応がマニュアル化される。またトラブル事案だけでなく好事例についても積極的に共有することで業務の効率化の意識を高め、残業時間の削減や有給休暇の取得を推進している。

経営者・人事担当者のインタビュー

髙岡 秀行 取締役 東日本営業本部 本部長

トップダウンから
社員自身による働き方改革へ

当社の働き方改革は、社長からの中期5か年計画によるトップダウンの形で始まりました。私自身が働き方改革の担当でしたが、全国の支社・支店からプロジェクトメンバーを集め、何をどのように取り組むべきかチームで検討を重ねたことで、トップダウンのままにせず社員自身が自分たちに必要なものとして理解し、取り組むことができました。
基幹システムの入替えにより、サテライトオフィス勤務やモバイル勤務を推進することで生産性を向上させ、ABW(Activity Based Working)の構築で社員間のコミュニケーションが活性化。営業本部ではチーム単位で案件を共有することで業務の属人化を解消することができ、管理本部でも2人以上が同じ仕事をこなせるような体制にシフトして休みやすい環境を作ることができています。

働き方改革、
現場の生の声を聞きました!

杉田 恭輔 東日本営業本部 営業2部 係長

フリーアドレスでコミュニケーションが活発化

仕事を始める前に、まず、オフィスでしかできない社内ミーティングのようなことと、外でもできることを整理してから取り組みます。事務処理の大半がどこでもできるようになったことで、仕事のやり方は大きく変わりました。サテライトオフィスの利用も、現在は週に2回ほどですが積極的に活用しようと思っています。また社内がフリーアドレスになったことで、社員間のコミュニケーションが活発になりモチベーションも上がりましたが、同時に効率性も考え、メールや社内のグループウェアを駆使するようにしています。

「ダイヤオフィスシステム株式会社」に聞く!働き方改革の取組と成果

働き方改革宣言をした「ダイヤオフィスシステム株式会社」を訪問し、働き方改革の取組内容や成果などを伺いました。